Nếu bạn thường xuyên làm việc với Microsoft Word và xử lý các tài liệu dày, việc sử dụng các styles để định dạng văn bản là vô cùng cần thiết. Với các styles trong Word, bạn có thể dễ dàng tạo mục lục và đồng nhất định dạng văn bản theo một tiêu chuẩn cụ thể.
Trong bài viết trước, chúng tôi đã hướng dẫn cách tạo mục lục trong Word bằng cách sử dụng styles. Bây giờ, hãy cùng đi sâu hơn để tìm hiểu về styles là gì, cách tạo và áp dụng chúng trong việc trình bày văn bản trong Word.
Bạn đang xem: Styles là gì? Cách sử dụng Style trong Microsoft Word hiệu quả
Styles là gì? Tại sao cần sử dụng styles trong Word
Styles là một bộ sưu tập các định dạng (như kiểu chữ, màu sắc, khoảng cách dòng, cấp độ, …) được áp dụng cho một phần của văn bản. Tương tự như một mẫu, khi áp dụng cùng một style trong cùng một chủ đề vào các phần văn bản khác nhau, chúng sẽ có cùng định dạng.
Việc sử dụng styles trong Word mang lại một số lợi ích chính sau đây:
- Định dạng đồng nhất cho toàn bộ văn bản: nhờ việc áp dụng cùng một định dạng cho các phần giống nhau.
- Tiết kiệm thời gian trong quá trình định dạng văn bản. Ngoài ra, styles cũng cho phép bạn sao chép và sử dụng styles trong các tài liệu khác để định dạng văn bản của bạn.
- Hỗ trợ quản lý tài liệu dễ dàng với chế độ xem bản đồ (View -> Navigation Panel)
- Hỗ trợ tạo mục lục tự động
Cách áp dụng styles cho văn bản
Để áp dụng một style nào đó cho một phần của văn bản cần định dạng, bạn chỉ cần chọn phần văn bản đó, chọn Home -> Styles và chọn style phù hợp. Ví dụ, trong hình minh họa dưới đây, đoạn văn bản đang sử dụng style Heading 1.
Lưu ý: Mỗi style sẽ tương ứng với một chủ đề cụ thể. Nếu các chủ đề khác nhau, dù có cùng style nhưng định dạng có thể khác nhau. Trong ví dụ trên, chủ đề sử dụng là Office Theme.
Thay đổi định dạng của các styles có sẵn
Để đảm bảo phù hợp với yêu cầu của người dùng, Word cho phép bạn thay đổi định dạng của các styles có sẵn. Để thay đổi định dạng của một style, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào style đó và chọn Modify.
Khi đó, cửa sổ Modify Style sẽ hiển thị để bạn chỉnh sửa các định dạng theo ý muốn.
Phần 1 là các định dạng cơ bản về Font, Size, Alignment,… của văn bản. Để thay đổi các định dạng nâng cao (khoảng cách dòng, đánh số, xác định cấp độ,…), bạn có thể chọn Format trong phần 2 và chọn các định dạng cần thay đổi tương tự như khi định dạng văn bản thông thường.
Quản lý (thêm, xóa) các styles trong Word
– Để xóa một style, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào style đó và chọn Remove from Style Gallery:
– Để thêm một style mới, có một số khác biệt nhỏ giữa các phiên bản Office. Đối với phiên bản Office 2013 trở đi, bạn có thể chọn Home -> Styles -> Create a Style:
Đối với phiên bản Office 2007 và 2010, bạn có thể chọn Home -> Styles -> Save Selection as a New Quick Style:
Sau đó, cửa sổ Create New Style from Formatting sẽ hiển thị. Bạn có thể đặt tên cho style mới mà bạn tạo trong phần Name. Khung Paragraph style preview hiển thị kết quả định dạng mẫu của style mới.
Trong trường hợp bạn cần thay đổi các định dạng của style mới, bạn chỉ cần nhấp chuột chọn Modify và thực hiện các thao tác tương tự như trong phần 3. Thay đổi định dạng của các styles có sẵn đã được trình bày ở trên.
Ngoài cách trên, bạn cũng có thể sử dụng chức năng Manage Styles để thêm mới hoặc xóa các styles và đặc biệt là sao chép style giữa các file khác nhau. Để sử dụng Manage Styles, bạn chỉ cần thực hiện các bước như hình minh họa dưới đây:
Khi đó, cửa sổ Manage Styles sẽ hiển thị. Bạn có thể chọn Import/Export để sao chép styles giữa các file.
Ở đó, phần 1 là lựa chọn văn bản nguồn, chứa các styles cần sao chép sang văn bản đích (phần 3). Sau khi lựa chọn các styles cần sao chép ở phần 2 (trong hình là style có tên “aa”), bạn chỉ cần nhấp chọn Copy để sao chép style sang văn bản đích.
Xem thêm: Cách bỏ dấu gạch đỏ trong Word
Lời kết
Styles là một tính năng mạnh mẽ, giúp người soạn thảo và chỉnh sửa văn bản tiết kiệm nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm được cách sử dụng styles và áp dụng vào công việc và học tập. Hy vọng rằng qua bài viết này, chúng tôi đã giúp bạn hiểu hơn về cách sử dụng phần mềm MS Word trong thời gian ngắn nhất có thể.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc góp ý nào khác liên quan đến bài viết về Word này, hãy để lại ý kiến của bạn trong phần bình luận dưới đây.
Nguồn: https://minhphuctech.net
Danh mục: Thủ Thuật
